dinsdag 26 april 2011

Kijkje in de keuken

Je moet er in totaal 5,5 uur trein voor over hebben (vanuit Leiden). Maar het was de moeite waard. Donderdag 21 april hebben twee collega's (Yvonne en Paulina) en ik een kijkje genomen bij Dienst Regelingen (DR) in Assen. Een hele interessante en leerzame dag. Van uitvoeringsregels en profiling tot het callcenter en de formulierenstraat. Onder leiding van accountmanager Tineke Roorda kregen wij een kijkje in de keuken.

Even eerst kort over Dienst Regelingen. Dienst Regelingen zorgt voor de uitvoering van subsidieregelingen (betaalt de boeren het geld uit o.a. Brussel). Het gaat hierbij om honderden miljoenen euro's per jaar. Kijk voor meer informatie op de website van DR door HIER te klikken. Ook hebben ze voor boeren een handige website namelijk het LNV-loket. Hier kunnen boeren hun eigen dossier inzien of informatie versturen/ontvangen. Steeds meer uitwisseling gaat via de computer (ongeveer 85%).

Het uitvoeren van die regelingen is niet altijd even makkelijk. Dit vertelde Harry Timmenga van de afdeling Uitvoeringsbeleid ons. Deze afdeling vertaalt de regelingen die door Brussel en Den Haag gemaakt worden naar de praktijk. Wat moet er getoetst worden en nog belangrijker, hoe gaan we dat doen. Zo zijn er regels die voor meerdere uitleg vatbaar is. Die uitleg is heel belangrijk voor het toekennen van geld en dus inkomen voor een boer. Ook wordt daar, samen met automatisering, gekeken welke processen nodig zijn om de regelingen uit voeren. Daar waar het niet lekker loopt wordt teruggekoppeld naar het beleid om te kijken of dingen aangepast kunnen worden. Soms is daar alleen weinig tijd voor. Anticiperen is dus erg belangrijk.

Na de vertaling van beleid naar uitvoering (en de uitdagingen die dat met zich mee brengt) werd het tijd voor een stukje speuren. Boeren en andere bedrijven moeten namelijk veel gegevens bijhouden en insturen naar DR of andere instanties. Op basis van deze gegevens wordt bepaald welke bedrijven een controle krijgen. Dit kan zowel via een steekproef als door middel van, wat ik dan maar noem, profiling. Daarbij wordt, op basis van kenmerken, bepaald of er een kans is dat een bedrijf zich niet aan de regels houdt. Dit wordt dan gecontroleerd, met verbluffende resultaten.

Iedereen kent de gele flappen wel die koeien in hun oren hebben. Die zorgen ervoor dat een koe geidentificeerd en geregistreerd is bij DR. Van geboorte tot overlijden (op welke manier dan ook), alle bewegingen van het dier worden bijgehouden. Als er dus iets gebeurd kan makkelijk getraceerd worden waar een dier geweest is en wat er mee is gebeurd. Zo'n systeem is er nu ook voor schapen en geiten. Of ook andere dieren in een soortgelijk systeem terecht komen... daar wordt op dit moment nog flink over de gediscussieerd.

Bij de presentatie van de laatste twee afdelingen kon ik duidelijk relaties leggen met mijn vorige meeloopdagen bij de de Algemene Inspectiedienst en de Voedsel- en Warenauthoriteit. Erg leuk om dat te merken.

Na de gesprekken, was het tijd om op een andere manier de werkvloer te bekijken. Per jaar wordt nog veel informatie via de post of per fax naar DR gestuurd. Deze informatie moet allemaal ingescand en in het systeem gezet worden. DR werkt daarvoor samen met een gespecialiseerd bedrijf die de post inscant en digitaliseert. Het is prachtig om te zien hoe dat systeem werkt en hoe men fouten zoveel mogelijk probeert te voorkomen. Een verkeerde datum van inscannen kan namelijk betekenen dat een boer geen subsidie krijgt of dat DR een boete van de Europeese Commissie krijgt. Ik vroeg mij tijdens deze rondleiding af, waarom we of we op het kerndepartement gekeken hebben naar hoe dit georganiseerd is. Ik had zelf het gevoel van niet en dat we daar nog van kunnen leren.

Voor we aan de borrel en de terugreis begonnen, was het eerst nog tijd voor het callcenter. De plaats waar DR rechtstreeks contact heeft met argrariers en andere mensen die met DR in contact komen. Jaarlijks komen er duizenden telefoontjes binnen die door het callcenter afgehandeld. Medewerkers van het callcenter kunnen ook rechtstreeks met de boer op zijn/haar scherm mee kijken als er bijvoorbeeld vragen zijn over een stuk land en de grenzen daarvan.

DR is een hele interessante organisatie die op veel terreinen werkt en met veel verschillende belangen te maken heeft. Niet alles gaat altijd even goed, maar waar gehakt wordt vallen spaanders en ze doen er alles aan om hun dienstverlening te verbeteren. Kortom: het was meer dan de moeite waard om een kijkje in de keuken te nemen. Veel geleerd en genoeg stof om op de terugweg (3 uur) over na te denken voor onze eigen keuken van de bedrijfsvoering.