Afscheid van het managementdashboard

De vorige blog nam ik afscheid van Sinterklaas. Nu neem ik weer afscheid.

Wanneer je een nieuwe baan hebt of een compleet nieuw takenpakket krijgt, neem je afscheid van de dingen die je deed. Dat ga ik de komende tijd doen, want per 1 maart heb ik een nieuw takenpakket gekregen bij een andere afdeling van de directie bedrijfsvoering van het ministerie van Economische Zaken. En dan kijk je even terug. In dit geval, met gemengde gevoelens, naar wat mij het meest bij zal blijven als mijn eerste 'kindje': het managementdashboard.

Donderdag 7 maart aanstaande bespreekt de ambtelijke top het vierde dashboard 2012. Een mooi moment. Het jaar is klaar en dus kijken we ook daarbij terug.

In september 2011 werd ik gevraagd om samen met een aantal collega's verder te gaan bouwen aan een dashboard met sturingsinformatie voor de bestuursraad van het ministerie. En die informatie moest gaan over financien en bedrijfsvoeringsthema's zoals personeel, externe inhuur en ziekte verzuim. Het was heel mooi, want er was al het nodige werk gedaan.
Er lag een hele rits aan indicatoren waarop gestuurd moest worden. Begrijpelijk, want stuk voor stuk waren het indicatoren die iets zeiden. Maar ik kreeg het gevoel alsof we de directeur van KLM in de cockpit van een vliegtuig gingen zetten en de boodschap meegaven: 'Succes, we willen graag naar London.' Dat gaat hem niet worden.
In mijn visie moest het dashboard voor de bestuurders zo eenvoudig zijn als dat van een auto. Daarbij zijn de auto en het dashboard daarvan een middel om van punt A naar punt B te komen. Niet meer en niet minder. En om op de eindbestemming te komen heeft de auto minimaal een snelheidsmeter nodig om het riscio op boetes te verkleinen en een bezinemeter om te bepalen of er getankt moet worden. Anders haal je het ook niet.

Kortom: de gegevens die in ons managementdashboard moest komen moest gerelateerd zijn aan vastgelegde afspraken/doelen die meetbaar waren. Afspraken met de Tweede Kamer (begroting, betaaltermijnen, beantwoording van vragen, etc.) of intern over het bereiken van de taakstelling (in mensen en geld) en ziekteverzuim.
In samenwerking met collega's van financiën, beleids-DG's, HRM en P&C zijn we tot acht indicatoren gekomen, waarbij we systemen hadden die ons van gegevens konden voorzien.

Maar dan ben je er nog niet. Zoals ik al zei, het dashboard is een middel. Een middel om te bepalen of bijgestuurd moet worden. Dat betekent gegevens analyseren, maar belangrijker nog: het verhaal achter de cijfers horen. Een 8 is maar een 8 tot je weet of het om de buitentemperatuur gaat of het nummer van fu yong hi bij de chinees.
En dan ook vanuit verschillende invalshoeken er naar kijken. Want om een (beleids)doel te halen heb je geld, mensen en andere middelen nodig. Het was bijzonder om te zien hoe bleek dat collega's van verschillende onderdelen meer met elkaar gemeen hadden dan eerst werd gedacht en hoe ze samen de ambtelijke top konden helpen bepalen of er meer gas gegeven moest worden, juist moest worden geremd of dat het tijd was om te tanken.

Het was bijzonder om te zien hoe er naar het dashboard werd uitgekeken en het een plaats kreeg in de sturingscyclus van het minsterie. Dat er minder werd geklaagd over of de cijfers klopten, maar dat er gewerkt werd om de cijfers goed in het systeem te krijgen.

Het dashboard gaat in 2013 groeien naar een dashboard voor het hele ministerie, niet alleen de beleidskern. Die groei heb ik nog in gang mogen zetten, maar ik zal het niet afmaken.
Het is voor het eerst dat ik het gevoel heb afscheid te moeten nemen van een 'kindje'. En dat terwijl ik me toen ik ging werken nooit een 'lovebaby' te willen hebben.  Het voelt heel gek, ergens wil ik het niet, maar er ligt ook een mooie nieuwe uitdaging. Hierbij komen sturing en een mogelijk dashboard ook om de hoek kijken. 

Ik ben heel dankbaar om, samen met alle collega's die op één of andere manier hebben bijgedragen of dat nog steeds doen, te hebben mogen bijdragen aan een stukje van de sturing van het ministerie. Zonder alle collega's was het niet gelukt de ambtelijke top in staat te stellen eventueel bij te sturen.

Ik hoop dat het dashboard door mag blijven groeien. Niet in aantallen indicatoren, wel in betekenis als instrument om te sturen. Een instrument om het gesprek aan te gaan en te bepalen of er gas bij moet of niet. Of het dus nodig is om bij te sturen om de doelen van het ministerie voor de samenleving te bereiken. Want uiteindelijk gaat het daarom.